Como Administrar su Subsidio Neotropical Migratory Bird Conservation Act

Si usted es la persona responsable de un proyecto (el coordinador)

para el Beneficiario de un subsidio NMBCA, por favor lea estas instrucciones con atención

Introducción

Claves del éxito

Adquisición de tierras fuera de los Estados Unidos

Administración financiera de su subsidio

Formularios financieros que debe conocer

Qué hacer si la información sobre su cuenta bancaria o su información de contacto ha cambiado

Devolución de fondos de subsidio

Como rellenar el formulario SF-425

Introduccion

La División para la Conservación del Hábitat de Aves (DBHC, por su sigla en inglés) del Servicio de Pesca y Vida Silvestre de Estados Unidos (USFWS) se encarga de administrar el programa de subsidios NMBCA y todos los subsidios. Como beneficiario de un subsidio se le asigna una persona específica de la DBHC encargada de ayudarlo a administrar el subsidio y hacer un seguimiento de sus avances. Su papel como Coordinador es de importancia fundamental ya que el Administrador del proyecto se comunicará con usted para resolver todo lo relacionado al proyecto.

Por favor, tenga presente que nuestras pautas y políticas pueden cambiar, por lo tanto deberá revisar las Pautas para la Administración de Subsidios con regularidad para ver si hay alguna actualización que pudiera afectar su proyecto.

Su desempeño como Coordinador del proyecto puede afectar la probabilidad de que su organización obtenga subsidios NMBCA en el futuro. El programa NMBCA evalúa a cada Beneficiario de un subsidio y documenta su desempeño en archivos permanentes. Estos archivos pueden ser revisados por auditores durante las auditor’as de los subsidios. También le informamos al equipo de selección de propuestas sobre el desempeño del subsidio; este equipo toma en cuenta el desempeño anterior al evaluar futuras solicitudes de subsidios.

Aspectos Basicos de la Administración de Proyectos

Las medidas administrativas más importantes para el éxito son el nivel de cumplimiento con cada objetivo propuesto en el proyecto y el cumplimiento con las fechas de estos logros, la obtención y confiabilidad (documentación) de las contribuciones de contrapartida, la calidad de los informes y la puntualidad de su entrega, y la rigurosidad de la documentación.

Siempre recuerde cuál es su compromiso(los objetivos propuestos) y cuáles deben ser sus logros (los objetivos logrados) y productos a entregar (documentos, informes y otros productos) al final del per’odo del subsidio.
Póngalo por escrito. Lleve un registro de todos los gastos y las contribuciones de contrapartida (inclusive las contribuciones en especie, por ejemplo las horas de trabajo voluntario). Lleve un registro de aprobaciones anteriores, justificaciones de cambios, comunicaciones con FWS, etc.
Revise regularmente el Acuerdo de Adjudicación, las pautas del subsidio y nuestro sitio de Internet, especialmente antes de la entrega de su informe anual o final y antes de cada gasto importante o contribución de contrapartida.
Entregue los informes en el momento debido y después de revisarlos minuciosamente. Como m’nimo, cada Beneficiario debe presentar informes anuales y finales, incluyendo informes financieros anuales y finales (Standard Form 425 conocido como SF-425, ver a continuación para más información) donde se describe en detalle el nivel de cumplimiento con los objetivos fijados en la propuesta y debe justificar cualquier diferencia que pueda existir entre los objetivos fijados y los logrados. Aquéllos beneficiarios que eligen la autoridad para recibir pagos anticipados deben presentar también informes financieros trimestrales (un informe trimestral SF-425, ver a continuación para más información). Puede ser que algunos proyectos específicos tengan que cumplir con requisitos adicionales.
Comun’quese con el Administrador de su subsidio. Mande un correo electrónico o llame por teléfono si tiene alguna pregunta o si ha tenido un logro importante o inesperado relacionado al proyecto; recuerde que debe incluir el número de su Acuerdo de Adjudicación del subsidio, el número del proyecto o el título en el renglón del encabezamiento para que podamos encontrar sus archivos con mayor facilidad. Encontrará nuestra información de contacto en la página About Us. Hablamos español. Falamos portugués. On lit le français.

Claves del Exito

Sepa cómo lograr sus objetivos

Todo miembro del personal clave que trabaja en su proyecto debe leer y comprender las siguientes normas antes de redactar una propuesta, de lo contrario, podrá tener problemas cuando busca cumplir con sus obligaciones resultantes de haber aceptado un subsidio. Si recibe un subsidio:

Para proyectos con actividades a campo ubicadas exclusivamente dentro de los Estados Unidos: Normas para la gestión de subvenciones dentro de EE.UU. (U.S. Grant Administration Standards)
Para proyectos con actividades a campo ubicadas exclusivamente fuera de los Estados Unidos: Normas para la gestión de subvenciones fuera de EE.UU..
Para proyectos con actividades a campo ubicadas dentro y fuera de los Estados Unidos se aplican tanto: Normas para la gestión de subvenciones dentro de EE.UU. como Normas para la gestión de subvenciones fuera de EE.UU.

Busque la aprobación previa

La mayor’a de los cambios a su proyecto requieren la aprobación del Administrador de DBHC.
Los términos del Acuerdo de Adjudicación del Subsidio tienen carácter vinculante.
Debe lograr todos los objetivos fijados en su propuesta, incluyendo aquéllos financiados con fondos de contrapartida.
Si se presentan problemas o habrán demoras, le puede pedir un cambio en el Acuerdo a su Administrador de la DBHC junto con la justificación correspondiente, antes de que ocurran.
Solo puede hacer cambios sustanciales en la forma de lograr sus objetivos o en la manera de asignar los fondos del subsidio DESPUóS de haber recibido la aprobación por escrito.

Es probable que tenga que devolver fondos del subsidio si no obtiene la aprobación previa por escrito en los siguientes casos:

Cambios en el alcance del trabajo (por ejemplo, si no restaura o si no compra la misma cantidad de hectáreas que lo propuesto).
Cambios en el presupuesto (por ejemplo, trasladar la cantidad de fondos del subsidio asignados a la compra de tierras al rubro de salario del director o trasladar costos directos a indirectos).
Falta de documentación, especialmente la referente a la adquisición o donación de tierras o servidumbres ecológicas.

Recuerde que dos indicadores de importancia fundamental para el éxito de su subsidio NMBCA son:

El número de hectáreas restauradas, compradas con dominio absoluto o compradas como servidumbres ecológicas, y
La cantidad en dólares de las contribuciones de contrapartida.

La obtención de menos del 100 por ciento de las hectáreas aprobadas o del dinero de contrapartida probablemente resulte en una reducción de los fondos federales.

Las contribuciones de contrapartida constituyen una parte integral de su proyecto y usted debe informar sobre la obtención de todos los fondos en efectivo y actividades en especie de contrapartida comprometidos.

Los Administradores del Subsidio consideran que las actividades financiadas con fondos de contrapartida son un parte integral del proyecto.
Todas las contribuciones de contrapartida y las actividades financiadas con fondos de contrapartida deben explicarse claramente en sus informes, en el cuadro del presupuesto y en la justificación del presupuesto.
En sus informes, debe explicar de que manera los fondos de contrapartida son importantes para la conservación de aves migratorias neotropicales.

Recuerde las Claves del Exito...

Sepa como cumplir con las obligaciones del subsidio.

Siempre obtenga la aprobación previa por escrito de cualquier cambio en los términos de su Acuerdo de Adjudicación del subsidio.

Explique claramente el valor para la conservación de aves migratorias neotropicales de cada actividad financiada con los fondos de contrapartida.

Adquisicin de Tierras:

Reglas especiales para la adquisición de tierras (compra de propiedades con dominio absoluto o de servidumbres ecológicas) fuera de los Estados Unidos:

Si su proyecto incluye la adquisición de tierras o servidumbres ecológicas fuera de los Estados Unidos usando fondos de los EE.UU., el titular de las tierras o de la servidumbre ecológica debe ser una organización del pa’s anfitrión y se debe aclarar esto en su propuesta identificando el futuro titular.
Debe también proveer pruebas (por ejemplo, un correo electrónico o una carta) de que usted ya ha comunicado su intención de adquirir tierras durante este proyecto a la agencia gubernamental correspondiente en el pa’s.
Al final del proyecto, deberá presentar copias de la documentación legal y demás documentos (operación de cierre, tasación, t’tulos, mapas y polígonos SIG) mostrando que se completaron todas las adquisiciones dentro del transcurso del proyecto.
Deberá presentar documentación similar para las adquisiciones de las tierras consideradas contribuciones de contrapartida aún si fueron donadas y la adquisición ocurrió antes del comienzo del per’odo del proyecto. (Ver Pautas para la Presentación de Informes)

Administracion Financiera de su Subsidio

Los fondos federales (es decir, los fondos provenientes del gobierno de los EE.UU.) solicitados deben ser acompañados de una cantidad de fondos de contrapartida tres veces mayor que los fondos federales solicitados.

Por cada dólar proveniente del subsidio NMBCA se requiere contribuir un m’nimo de tres dólares provenientes de fondos no federales.
Las contribuciones de contrapartida no deben haberse usado ni se deberán usar como fondos de contrapartida de otro proyecto que recibe fondos del gobierno federal de los EE.UU. asociados a algún plan de ayuda.

Para las actividades del proyecto que se llevan a cabo en los Estados Unidos, (excepto Puerto Rico y las Islas V’rgenes de los EE.UU.) y Canadá, la contribución de contrapartida no federal debe ser en efectivo.

"En efectivo" significa la contribución del Beneficiario ñ incluyendo el dinero contribuido por terceros ñ que se gastará después de la fecha de presentación de la propuesta.
La depreciación del valor del equipo y el trabajo de voluntarios no se consideran contribuciones en efectivo.

Para las actividades del proyecto que se llevan a cabo fuera de los Estados Unidos y Canadá, incluyendo Puerto Rico y las Islas V’rgenes de los EE.UU.) la contribución de contrapartida no federal puede ser en efectivo o en especie.

Aquéllas contribuciones que se han gastado hasta dos años antes de la fecha de presentación de la propuesta pueden ser consideradas contribuciones en especie; se prefieren contribuciones hechas después de la presentación de la propuesta.
Aquéllas contribuciones realizadas con más de dos años de anticipación a la presentación de la propuesta no pueden ser consideradas contribuciones de contrapartida. Las contribuciones de contrapartida deben tener una relación directa con el proyecto propuesto y con los tipos de actividades permisibles según NMBCA .

Actividades no permisibles:

Gastos generales no previstos
Salarios o gastos de viaje para empleados a tiempo completo del gobierno federal de los EE.UU.
Cualquier actividad que no cumple con las leyes o reglamentos de los EE.UU. o del país donde se realiza la actividad.
Cualquier actividad que no cumple con las Pautas para la Administración de Subsidios NMBCA.
Fondos federales no gastados, fondos provenientes de la venta de productos, u otros fondos no usados no constituyen fondos de contrapartida aceptables.

Reglas para recibir fondos anticipados:

Puede pedir pagos anticipados solamente si elige la opción de pago anticipado antes de completarse su Acuerdo de Adjudicación del Subsidio.
La solicitud de un pago anticipado debe limitarse a la cantidad m’nima de efectivo necesario y debe pedirse en el momento mismo en que se requiere.
Como regla general, se recomienda solicitar los fondos no más de tres d’as antes de la fecha en que se usarán, sin embargo, si usted es el Beneficiario de un subsidio de un país extranjero, que usa un banco intermediario deberá pedir su pago anticipado con el tiempo suficiente como para que se pueda procesar. Recomendamos por lo menos dos semanas antes de momento en que va a hacer uso de los fondos.
Debe desembolsar los fondos antes de cumplidos los 7 d’as posteriores a la fecha en que los recibió, si son más de $10,000 y antes de cumplidos los 30 d’as posteriores a la fecha en que los recibió si son menos de $10,000.
Los anticipos deben guardarse en cuentas a interés. Los Beneficiarios incurrirán una deuda con el gobierno federal si no cumplen con este requisito.

Una vez que haya recibido sus fondos iniciales o su pago anticipado:

Los beneficiarios que usan bancos en los EE.UU. no tendrán que pagar tarifas por el uso de un banco intermediario.
Los beneficiarios que usan un banco intermediario en los EE.UU. para transferir fondos a un banco en su pa’s podrán tener que pagar tarifas por el uso de un banco intermediario.
Las tarifas pueden ser fijas o pueden ser un porcentaje de la cantidad transferida. Estas tarifas pueden ser pagadas con fondos NMBCA, pero deben mantenerse a un mínimo. Evite las tarifas y las demoras en el procesamiento usando un banco de los EE.UU. para todas las transacciones.
Para incluir las tarifas bancarias en el presupuesto de su proyecto, póngase en contacto con su banco local y con el banco intermediario que piensa usar para averiguar las tarifas correspondientes.

Formularios Financieros Que Debe Conocer

SF-425

Todos los beneficiarios deben presentar un formulario SF-425 que entregarán con cada informe anual y final. (Vea las instrucciones a continuación para los informes trimestrales). Presente el formulario SF-425 con cada informe anual y final antes de cumplidos los 90 das previos al aniversario de la firma del Acuerdo de Adjudicación (El requisito de presentación de informes #1 en las instrucciones del formulario SF-425 no se aplican en este caso).

Instrucciones para completar el formulario SF-425 de los informes anuales y finales:

Descargue las instrucciones del siguiente sitio: SF-425 Instructions. Para descargar el Informe Financiero Federal SF-425 como un archivo Adobe Reader o Excel, refiérase al SF-425. Use un formulario SF-425 para cada proyecto. Sólo aceptaremos Informes Financieros SF-425 con información sobre un sólo proyecto aún cuando el formulario tiene lugar para informar sobre más de un proyecto.

Complete los puntos 1 a 9 del formulario, y el punto 10, renglones d - k, salteando los renglones 10 a, b y c.
Si ha obtenido algún ingreso como resultado de las actividades del proyecto (ingresos por arrendamiento de las propiedades adquiridas con fondos del subsidio o fondos de contrapartida, por ejemplo), incluya esa información en los renglones 10, I - o. El renglón 10 i, debe indicar la cantidad total comprometida como fondos de contrapartida que se encuentra en el casillero 13 del Acuerdo de Adjudicación.
El renglón 10j debe indicar los fondos de contrapartida ya gastados.
Si su organización tiene un NICRA ("tasa de costo indirecto negociado, por su sigla en inglés) y los costos indirectos se incluyen en su presupuesto propuesto, complete el renglón 11.
Certifique el formulario completando la sección 13.
Imprima el formulario, fírmelo y ponga la fecha.

Instrucciones para llenar el formulario SF-425 para informes trimestrales:

Descargue el formulario del informe financiero de SF-425 y las instrucciones de SF-425 Instructions.
No incluya información sobre más de un subsidio en un sólo formulario. (Aún cuando el formulario puede aceptar información sobre más de un subsidio, en la DBHC sólo aceptaremos un formulario por cada subsidio).
Complete los puntos 1 ñ 9 en el formulario, luego los renglones 10 a ñ c, pero no los renglones 10 d ñ k. Si ha obtenido algún ingreso como resultado de las actividades del proyecto (ingresos por arrendamiento de las propiedades adquiridas con fondos del subsidio o fondos de contrapartida, por ejemplo), incluya esa información en los renglones 10, I - o. El renglón 10 i, debe indicar la cantidad total comprometida como fondos de contrapartida que se encuentra en el casillero 13 del Acuerdo de Adjudicación. El renglón 10j debe indicar los fondos de contrapartida ya gastados. Solamente si su organización tiene un NICRA ("tasa de costo indirecto negociado, por su sigla en inglés) y los costos indirectos se incluyen en su presupuesto propuesto, complete el renglón 11.
Certifique el formulario completando la sección 13, escanee el formulario y env’elo como un archivo adjunto a un correo electrónico o mande el formulario con la firma original por correo regular al Administrador de su subsidio en la DBHC del USFWS (Guy Fouks o Andrea Grosse, USFWS-DBHC, 4401 N Fairfax Dr., MBSP-4075, Arlington, VA 22203, USA).
Envíe el formulario SF-425 a más tardar, antes de cumplirse los 30 d’as después del final del trimestre. Los trimestres terminan el 31 de diciembre, el 31 de marzo, el 30 de junio y el 30 de septiembre.

Puede mandar el formulario SF-425 con la firma original al Administrador de su subsidio.

También podrá escanearlo y enviarlo como un archivo adjunto al Administrador de su subsidio o a neotrop@fws.gov.

Siempre recuerde cuál es su compromiso (objetivos propuestos) y cuáles deben ser sus logros (objetivos logrados) y resultados (documentos, informes, productos) al completarse el periodo de su subsidio.

Consulte el acuerdo de su subsidio (el documento de una página titulado Acuerdo de Adjudicación, "assistance award") y las Pautas para los Subsidios con regularidad, especialmente antes de la presentación de los informes anuales y finales y antes de realizar gastos o recibir contribuciones de contrapartida de mayor envergadura.