Neotropical Migratory Bird Conservation Como Presentar Informes Anuales

Requisitos Generales

Cada Beneficiario de un subsidio debe presentar informes financieros anuales y finales e informes de desempeño anuales y finales que describen brevemente el nivel de cumplimiento con todos los objetivos propuestos y que justifican cualquier diferencia que pueda haber entre las actividades propuestas y los logros reales. Debe describir los logros para cada objetivo por separado. Los beneficiarios que eligen solicitar pagos anticipados deben también presentar informes financieros trimestrales.

Algunos proyectos específicos pueden tener requisitos adicionales; si no está seguro de la documentación adicional requerida, por favor, póngase en contacto con el Administrador de su subsidio en la DBHC.

Debe demostrar que ha logrado todo lo que se ha propuesto lograr con los fondos del subsidio así como con las contribuciones de contrapartida en efectivo y en especie.

Nos fijaremos si se han hecho cambios significativos en el presupuesto o el alcance del proyecto sin haber obtenido una aprobación previa. Si obtuvo esta aprobación previa lo debe aclarar en su informe.

No es necesario presentar un informe largo si las actividades del proyecto se han completado tal cual descritas; con solo decir que "esta actividad se ha completado en un 100%" podría suficiente en algunos casos. Adjunte la documentación referente a los resultados y los productos.

Informe puntualmente y con rigurosidad. Sus informes y todos los documentos adjuntos constituyen los documentos oficiales que demuestran que usted ha gastado el dinero del subsidio según lo acordado.

La presentación puntual de todos los informes y la documentación requerida es un componente importante del desempeño. Los revisores de las propuestas NMBCA tomarán en cuenta el desempeño anterior del solicitante en los proyectos pasados y actuales. Para determinar la fecha de entrega del informe anual y final, vea el acuerdo ("grant agreement") y la carta acompañante (“Notice of Award”). Se deben entregar sin falta a más tardar en esas fechas.

Cada informe anual y final debe incluir lo siguiente (se describen a continuación los detalles de cada componente):

1. Un relato conciso que describe los logros para cada objetivo propuesto. Haga una lista de cada uno de los objetivos de su propuesta y de sus criterios de evaluación respectivos indicando si se logró o no el 100% del objetivo y en caso de que no se haya logrado, explique porqué.
2. Una comparación de las partidas presupuestadas (propuestas) y las partidas ejercidas (gastadas). Sugerimos que copie el cuadro del presupuesto de su propuesta e inserte columnas para "gastos ejercidos del subsidio" y "contribuciones de contrapartida ejercidas/contribuidas". El cuadro debe tener un formato que permita que se imprime en una hoja de tamaño estándar para cartas de EE.UU. (es decir, con un ancho máximo de 8 pulgadas o 20 cm).
3. Un formulario SF-425 firmado y fechado (Federal Financial Report, FFR).
4. Cualquier documento adjunto pertinente (por ejemplo, documentación referente a bienes raíces, polígonos SIG, fotos, productos de los proyectos, inventarios del equipo que tenga un valor mayor a los $5.000). Revise las Pautas para el Subsidio para saber que documentación debe incluir en su informe. Las pautas se pueden encontrar aqui.

?Su informe incluye los siguientes componentes requeridos?

• Relato
• Comparación de presupuestos
• Formulario SF-425 firmado y fechado
• Documentos adjuntos pertinentes

Informe de avances (relato e información técnica)

1. Trate de estructurar el informe sobre los avances logrados de forma parecida a su propuesta, es decir, usando el mismo orden en que se presentaron los objetivos, las actividades, y los productos para informar sobre sus logros y usando el mismo cuadro del presupuesto. Puede también presentar un cuadro comparativo de los objetivos y los logros, siempre y cuando siga el mismo orden de presentación que en la propuesta. Ejemplo 1
2. Su informe final (o su segundo informe anual, si le concedieron una extensión) debe ser acumulativo incluyendo información desde el inicio del subsidio hasta el final del año del cual está informando con un resumen de los logros y los gastos incluidos en su informe anterior.
3. Es preferible que envíe la documentación como archivos adjuntos a un correo electrónico en lugar de versiones impresas de estos documentos. Por favor indique el número del proyecto o el número del Acuerdo de Adjudicación en el renglón "Subject/Tema" del correo electrónico.
4. Si necesita más tiempo para completar su informe, comun’quese con el Administrador de su subsidio en la DBHC del USFWS por lo menos un d’a antes de la fecha prevista de entrega. Se puede extender el plazo de entrega por 30 d’as como máximo.
5. Puede presentar sus informes en inglés, español, o portugués.
   
   FORMATO preferido para la parte narrada del INFORME
   1. Título, número del proyecto, y número del Acuerdo de Adjudicación del subsidio NMBCA
   2. Nombre del responsable del proyecto (coordinador), nombre de la organización que recibió el subsidio.
   3. Periodo del subsidio: Comienza el mes/día/año y termina el mes/día/año [ver recuadro 17 de su Acuerdo de Adjudicación]
   4. "Informe anual para el periodo que termina el mes/día/año o "Informe Final"
   5. LOGROS PARA CADA OBJETIVO DE LA PROPUESTA
      1. Cuadro
      2. Relato
      3. Lista de documentos adjuntos que incluye la documentación sobre cada resultado y producto.
6. Debe incluir todos los objetivos y productos financiados con contribuciones de contrapartida. Todos los requisitos de presentación de informes y documentación se aplican también a todas las actividades financiadas con fondos de contrapartida. Por ejemplo, si propone proporcionar una superficie de 1,000 hectáreas como contribución de contrapartida en especie, debe enviar copias de toda la documentación requerida sobre la propiedad (título, documento de cierre de la operación o verificación de pago si el precio y la fecha de compra no se incluyen en el título, tasación, mapa, polígonos SIG). Debe mandar esto antes de enviar su informe final.
7. Señale los logros medibles. Haga una lista de todos los productos y resultados de su proyecto, y adjunte copias electrónicas de los productos. Recuerde que debe incluir todos los objetivos y productos, incluyendo aquéllos financiados con fondos de contrapartida. Si no logra un objetivo, se le puede pedir que devuelva los fondos del subsidio. Señale de qué manera el proyecto mejoró la conservación de especies de aves migratorias neotropicales.
8. Si su proyecto incluyó la investigación y el monitoreo, describa cómo la información se utilizó para la conservación y quienes la utilizaron. Describa cómo se hicieron disponibles los datos resultantes de este proyecto a la comunidad de la conservación y cómo contribuyeron a un mayor conocimiento de la conservación de aves migratorias neotropicales.
9. Describa los mecanismos utilizados para asegurar una adecuada participación de la población local en la implementación del proyecto.
10. Señale cualquier consulta que puede haber tenido con las autoridades responsables del manejo de la vida silvestre y con otros funcionarios del gobierno con injerencia sobre los recursos de interés para el proyecto. Describa cómo coordinó sus actividades con las autoridades pertinentes y cómo les informó sobre estas actividades.
11. Explique cómo las organizaciones involucradas continuarán con las actividades del proyecto una vez que se acabe la financiación NMBCA.
12. Haga una lista de los resultados, los productos y las entregas que resultaron de su proyecto (incluyendo las actividades financiadas con fondos del subsidio y con fondos de contrapartida) y que se completaron antes de finalizar el periodo del subsidio. Evalúe cada objetivo y describa el impacto de sus actividades sobre las aves migratorias neotropicales. Muestre la calidad y cantidad de los éxitos logrados mediante el uso de indicadores de desempeño que ayudaron a determinar si su proyecto fue exitoso. Compare su evaluación previa al proyecto con sus resultados. Describa las medidas y la línea de base (u objetivo) que identificó para cada objetivo, y provea los números y porcentajes finales. Por ejemplo: 500 hectáreas/133%, 400 niños capacitados/150%, 2000 árboles plantados/100%, 2 guardaparques empleados/100%). Como regla general, se debe lograr el 100% del objetivo propuesto pero si esto no ocurre, explique porqué, (es decir, qué causó un logro menor, cómo pudo superar la dificultad y cuáles fueron las lecciones aprendidas que lo ayudará a mejorar sus esfuerzos en el futuro). Sólo se aceptará un nivel de logro menor en casos excepcionales.
13. El término "equipo" se refiere a propiedad personal tangible, no-fungible, con una vida útil de más de un año y un costo de adquisición de USD$5.000 o más por unidad. Lea las pautas del subsidio con atención si compra equipo con fondos de contrapartida o con fondos del subsidio. Los beneficiarios deben hacer un inventario físico del equipo adquirido con fondos del subsidio y con fondos de contrapartida o del equipo recibido como contribución de contrapartida en especie y debe presentar ese inventario junto con el informe final. Si tiene equipo por un valor de más de USD$5.000 comprado con fondos del subsidio o con fondos de contrapartida, incluya la siguiente información en su informe final:
    
    ‚ Indique si el equipo sigue siendo necesario para el proyecto;
    
    ‚ Indique si el equipo sigue siendo necesario para otro proyecto o programa patrocinado por el USFWS;
    
    ‚ Indique si el equipo sigue siendo necesario para otro proyecto o programa patrocinado por otra agencia federal; o
    
    ‚ Pida instrucciones para disponer de todo el equipo que tenga un valor justo de mercado por unidad de más de $5.000.
14. Utilice el equipo para el proyecto para el que se compró siempre y cuando se necesite, aún si el proyecto ya no sigue recibiendo fondos federales. Cuando no se necesite más para el proyecto original, el Beneficiario debe usar el equipo para otras actividades que reciban fondos federales. Deshacerse del equipo relacionado al proyecto es un proceso complicado y requiere el permiso previo del FWS; p’dale las instrucciones al Administrador de su subsidio con por lo menos un mes de antelación a la fecha en que piensa disponer del equipo. Si se autorizó la construcción de un edificio, explique cómo este edificio seguirá contribuyendo a la conservación de aves migratorias neotropicales.

Definiciones

Objetivo: El resultado espec’fico que se espera lograr con este proyecto (por ejemplo, un aumento del 10 por ciento del hábitat restaurado en el área del proyecto).

Entrega/producto: Por ejemplo, el número de hectáreas restaurados.

Resultado: Meta deseada del objetivo (por ejemplo, un mayor número de aves migratorias neotropicales que usan el hábitat restaurado).h3>CUADRO RESUMEN I

Se sugiere incluir un cuadro que resuma sus logros. Esto no es un requisito, pero si decide hacerlo, a continuación encontrará un ejemplo.

Obligaciones especiales para los que han adquirido tierras o servidumbres ecológicas:

1. En el próximo informe después de completar una adquisición, presente copias de toda la documentación incluyendo la documentación legal (documento de la operación de cierre, tasación, t’tulo, mapas y pol’gonos SIG) mostrando que se han completado todas las adquisiciones. Presente la documentación similar para cualquier adquisición de tierra provista como contribución de contrapartida, aún si ha sido donada o si la adquisición ocurrió antes del comienzo del periodo del proyecto.
2. Si sus objetivos incluyeron el mantenimiento, el manejo, la protección o la restauración del hábitat de las aves, indique el número de hectáreas o acres directamente impactadas por cada una de estas cuatro actividades secundarias y muestre claramente si alguna ha sido contado más de una vez. Por ejemplo, "Una servidumbre ecológica de 1.000 hectáreas donada por el gobierno provincial como fondo de contrapartida (Parcela 1), 500 hectáreas adquiridas por el Beneficiario con fondos del subsidio (Parcela 2), 200 hectáreas (dentro de la Parcela 2) alambradas, 100 hectáreas (dentro de la Parcela 1) reforestadas.
3. Si su proyecto incluye la adquisición o la restauración de tierras (incluyendo la reforestación), indique el número de hectáreas (o acres) adquiridas o restauradas (explicando cuántas de esas hectáreas han sido contadas en ambas categor’as) y provea un mapa bajo el punto 11.
4. Si está adquiriendo servidumbres ecológicas, describa los términos de la servidumbre propuesta. Describa los derechos que serán protegidos o las actividades que serán prohibidas como resultado de la servidumbre, el tiempo de vigencia de dicha servidumbre, el tipo de organización que estará a cargo de la misma, y el tipo de compensación que recibirá el propietario. Si hay leyes o políticas que regulan las servidumbres ecológicas en el pa’s, provea un enlace a la legislación o el nombre de la misma. Finalmente, describa de qué manera se supervisará el cumplimiento con los términos de la servidumbre ecológica durante su vigencia.
5. Si su proyecto incluye la adquisición o restauración de tierra (incluyendo la reforestación), muestre los pol’gonos de cada área espec’fica que se adquirió o se restauró.
6. Ahora se requiere la presentación de polígonos trazados usando software de sistemas de información geográfica (SIG) como documentos adjuntos al informe final. Presente los polígonos completos en formato de datos de vectores geoespaciales para SIG (shapefiles) que describen todas las propiedades que fueron compradas, restauradas o mejoradas por su organización o sus socios con fondos del subsidio, o con contribuciones de contrapartida o que usted aceptó como contribuciones de contrapartida en especie como parte de su proyecto. Si usted no tiene acceso al software SIG podrá crear mapas digitales del área del proyecto usando la herramienta de mapeo en l’nea del FWS-NAWCA. Vea las instrucciones sobre cómo usar esta herramienta en esta página.
7. Provea las pruebas (por ejemplo, un correo electrónico o una carta) de que usted le ha informado a la agencia gubernamental correspondiente en su pa’s sobre su intención de adquirir tierras durante el transcurso de este proyecto.

Comparación del presupuesto y los gastos

1. Le sugerimos que haga una copia del cuadro presupuestario detallado en su propuesta y que le inserte una columna para gastos NMBCA y otra columna para los gastos de las contribuciones de contrapartida de cada uno de sus socios ("contrapartida"). Asegúrese que todos los totales parciales sean correctos y exprese las cantidades en dólares estadounidenses. Ejemplo
2. Diferencie gastos en efectivo y en especie. Recuerde que todas las actividades que se lleven a cabo en los Estados Unidos y Canadá deben ser acompañadas de contribuciones de contrapartida equivalentes en efectivo.
3. Las contribuciones que ya se han usado como contribuciones de contrapartida para otros proyectos que reciben fondos de fuentes federales de los EE.UU. no pueden ser utilizados como fondos de contrapartida.
4. Los costos de los salarios del personal, incluyendo los ofrecidos como fondos de contrapartida, y las horas de trabajo voluntario deben ser bien documentados, por ejemplo se debe llevar un registro de las horas de trabajo voluntario.
5. Haga una lista de cada uno de los socios que contribuyeron fondos de contrapartida indicando la cantidad total que contribuyeron e incluya su propia organización (el Beneficiario) en esta lista. Se le pedirá que devuelva una porción de los fondos del subsidio si los fondos provenientes de sus socios no son suficientes.
6. Si su organización tiene un acuerdo formal ("NICRA") que fija una tasa de costos indirectos negociado oficialmente con una agencia federal de los EE.UU. (su agencia "competente") adjunte una copia de dicho acuerdo.
7. Puede usar este cuadro comparativo para completar el SF-425.

SF-425 Informe financiero federal para los informes anuales y finales:

1. Todos los beneficiarios deben presentar un informe financiero anual a nuestra oficina completando el formulario SF-425 (Federal Financial Report, FFR). (Estas instrucciones no se aplican a los informes trimestrales que posiblemente tenga la obligación de presentar también). Puede obtener el formulario descargándolo de SF425 Form Spanish y las Instrucciones de SF425 - Spanish.
2. Presente el formulario SF-425 con cada informe anual y final a más tardar antes de cumplidos los 90 d’as posteriores a la firma del Acuerdo de Adjudicación (recuadro 17). Por favor ignore los requisitos descritos en #1 de las instrucciones para la presentación del informe SF-425 ya que no se aplican en este caso.
3. No incluya información sobre más de un subsidio en un sólo formulario. (Aún cuando el formulario SF-425 puede aceptar información sobre más de un subsidio, nosotros sólo aceptaremos un formulario SF-425 por cada subsidio).
4. Complete los puntos 1 ñ 9 en el formulario, luego los renglones 10 d ñ k, salteando los renglones a ñ c. Si ha obtenido algún ingreso como resultado de las actividades del proyecto (por ejemplo, ingresos por arrendamiento de las propiedades adquiridas con fondos del subsidio o con los fondos de contrapartida), incluya esa información en los renglones 10, I - o. El renglón 10 i, debe indicar la cantidad total comprometida como fondos de contrapartida como se indica en el recuadro 13 de su Acuerdo de Adjudicación. El renglón 10j debe indicar los fondos de contrapartida ya gastados. Solamente si su organización tiene un NICRA ("tasa de costo indirecto negociado, por su sigla en inglés) y los costos indirectos se incluyeron en su presupuesto propuesto, complete el renglón 11.
5. Certifique el formulario completando la sección 13, escanee el formulario y envíelo como un archivo adjunto a un correo electrónico o mande el formulario con la firma original por correo regular al Administrador de su subsidio en la DBHC del USFWS (Contacts).

Siempre recuerde cuál es su compromiso (objetivos propuestos) y cuáles deben ser sus logros (objetivos logrados) y resultados (documentos, informes, productos) al completarse el periodo de su subsidio..

Consulte el acuerdo de su subsidio (el documento de una página titulado Acuerdo de Adjudicación, "assistance award") y las Pautas para los Subsidios con regularidad, especialmente antes de la presentación de los informes anuales y finales y antes de realizar gastos o recibir contribuciones de contrapartida de mayor envergadura.